Key Points to Consider When Maintaining Accounting Records in Japan

Living is an art. It’s not bookkeeping. It takes a lot of rehearsing for a man to get to be himself. – William Saroyan

この世に生きることは演劇のようなものだ。帳簿をつけるのとはわけが違う。だから人が自分らしく生きるためにはたくさんの稽古が必要なんだ。- ウィリアム・サローヤン

日本で起業する英語話者の経営者や会社の会計税務面を中心としたサポートや、日本企業の海外進出のサポートに力を入れている公認会計士・税理士の越田です。

Hi, my name is Taisei Koshida, and I am a certified public accountant as well as a tax accountant.

I aim to assist non-Japanese business owners who struggle with reading or writing in Japanese. If you find the Japanese tax return system challenging, I can help you with your tax filings.

日本で会計帳簿をつける際には、様々な事項を記載することが税法上求められています。もしも、記載が漏れたり誤っていたりすると、税務調査の際に追加で税金を払うことになりかねません。また、帳簿は社長であるあなたのための記録でもあります。

When maintaining accounting records in Japan, various details are required to be recorded as per tax laws. If there are omissions or errors in the records, you may face additional taxes during a tax audit. Additionally, these records also serve as important documentation for you as the company president.

今回のブログを読んで、あなたが効率的に適切に帳簿を付けることができるようになることを願っています。

I hope this blog helps you maintain your accounting records effectively and accurately.

１．入力の目的 The Purpose of Record-Keeping

（１）経営情報として For Management Information

社長であるあなたに対する情報です。もし過去について細かく知りたいならば、摘要などは細かく入力することになるでしょう。

These records serve as vital information for you, the president. If you wish to have detailed knowledge of past transactions, it’s important to enter descriptions and details meticulously.

（２）税務調査の際の資料として For documents during tax audits

税務調査の際には、調査官は帳簿をチェックします。摘要などの内容があまりにも簡素過ぎて不明確な場合は、調査官は詳細に質問し、根拠資料を求めてくるかもしれません。

During tax audits, tax officers will examine the accounting records. If the descriptions or summaries are overly simplistic and unclear, they may ask detailed questions and request supporting documents.

２．記載が必要な項目 Required Items

（１）年月日 Date (Year, Month, and Day)

現金で支払った領収書の入力の場合は、領収書の日付。銀行口座などの通帳のデータの入力の際は、通帳の日付。売上や仕入を月次で月間合計額を計上する際には、月末の日付となります。

When entering transactions from cash receipts, use the date on the receipts. For transactions from bank statements or similar records, use the date on the statement. When recording monthly sales and purchases in total, use the date at the end of the month.

（２）勘定科目 Accountant Item

売上高、仕入高、地代家賃、交際費などの損益計算書の科目、普通預金、借入金などの貸借対照表科目などから適切に選ぶ必要があります。

You need to appropriately select accounting items from categories such as sales, purchases, rent, and entertainment expenses in the Profit and Loss Statement, as well as from Balance Sheet items like ordinary bank accounts and loans.

（３）摘要 Summary Descriptions

経費ならば支払先名、簡単な内容などを入力する必要があります。ただし、コンビニなどでの数千円の少額の支払いについて、いちいち内容を入れるのは手間です。店の名称程度を入力していれば問題ないでしょう。

For expenses, it’s necessary to enter the payee’s name and a brief description. However, detailing every small payment, such as those a few thousand yen at convenience stores, is not practical. Entering just the store’s name should suffice.

交際費に接待の相手先を入れるかどうかも、あなたがそれを後から確認したいなら入れるべきでしょう。年間で数百万円を超えるような交際費が高額の場合には、税務調査の時に調査官が相手先を知りたがる可能性もあります。事前にクリアにしておきたいなら、摘要に相手先を入れるべきでしょう。調査官に聞かれてから答えるつもりなら、摘要に記載する必要はないでしょう。

Regarding whether to include the names of guests in entertainment expenses, if you wish to review this information later, you should include them. If your annual entertainment expenses are substantial, tax officers may want to know the details of the guests during an audit. If you prefer to have this information prepared in advance, include the guests’ names in the summaries. If you plan to provide these details only upon request during a tax audit, then it’s not necessary to include them initially.

（４）消費税区分 The categorization of Consumption Taxes

消費税の区分は、納付する消費税の額に直結するため、とても重要です。

The categorization of consumption taxes is crucial as it directly influences the amount of consumption tax payable.

①インボイス事業者か否か Determining If They Are Invoice Businesses

支払先がインボイス事業者か否かのチェックは必須です。ただし、あなたの事業の消費税が課税される売上高が年間１億円以下の場合は、１取引につき税込１万円未満の支払いはチェックしなくても良いです。ただし、2029年㋈までの経過措置です。

It’s essential to verify whether the payees are registered invoice businesses. However, if your business’s taxable sales for consumption tax are less than 100 million yen annually, you’re not required to check each transaction for payments under 10,000 yen, including tax. This is a temporary measure until 2029.

②食品や飲料などの軽減税率 Reduced Tax Rate for Foods and Drinks

食品や飲料などへの支出は、通常の10%と異なり8%の消費税となっていますので、明確に区別する必要があります。気を付けるべき点は、飲食店の店内での飲食は10％、テイクアウトは8%ということです。

Expenditures on food and beverages are taxed at a reduced rate of 8%, different from the standard 10%, so it’s essential to differentiate them clearly. It’s important to note that dining in at restaurants is taxed at 10%, while takeout is taxed at 8%.

日本で起業したい英語話者の外国の方や、海外進出に興味のある日本のかたは、なにかお困りごとがあれば、お問い合わせフォームからお気軽にご質問ください。

Our accounting and tax office has been actively assisting foreign business owners in Japan with accounting and tax matters. Also, not only in the tax and accounting field, our office can support your business in Japan in the fields of visa, registration, social insurance, and law by networking with specialists. Plus, we have networked with specialists in web marketing, building websites, and business consulting suitable for Japanese customers. All services are provided in English. Please feel free to reach out to us through the inquiry form.